Série « Murmures des services » Partie 1 – Service des ressources humaines de Dh Foods

Nous sommes le département Administration - Ressources Humaines, pas « administratif »

Le nom sonne comme ça, mais le travail chez Dh Foods est très diversifié :

• Non seulement recruter les bonnes personnes, mais aussi construire l'image d'un environnement de travail professionnel pour l'entreprise Dh Foods.

• Instructions pour aider les nouveaux employés à ne pas se perdre lors de leur premier jour de travail.

• S'occuper de tout, des tables et des chaises, de la climatisation, des repas, des horaires, etc., à condition que les employés n'aient pas à « se débrouiller seuls ».

• Rédiger des documents, prendre des décisions, tamponner, signer toutes sortes de papiers, s’il en manque un, personne ne peut… rien faire.

• Traitez les questions sur le salaire, l’assurance, l’impôt sur le revenu des particuliers, etc. et expliquez 100 fois avec la même voix douce.

• Organisez des événements internes, team building, fête de fin d’année, fête de la mi-automne, 8 mars, etc. pour que personne ne se sente exclu.

• Réalisez des enquêtes de satisfaction, lisez chaque commentaire ligne par ligne pour savoir comment « ajuster de l’intérieur vers l’extérieur ».

• L'impression de cartes, la création d'e-mails d'entreprise, la fourniture d'ordinateurs, la réinitialisation de mots de passe, la commande de nourriture et de boissons, etc. ne sont pas répertoriés dans JD, mais sans eux, vous serez immédiatement dans le chaos.

Répond également à des questions apparemment simples mais pas si simples :

• « Madame Ha, depuis combien de mois avez-vous cotisé à la sécurité sociale ? »

• « Madame Huyen, notre bureau n’a plus de collations. »

• « Madame Vy, je n'arrive pas à connecter mon ordinateur portable au téléviseur de la salle de conférence et je suis sur le point de rencontrer un partenaire. »

Du matin au soir, les RH reçoivent toutes sortes de questions. Certaines sont complexes, d'autres simples, certaines amusantes, d'autres stressantes. Mais presque toujours, elles reçoivent une réponse aimable et souriante.

« C'est comme ça que fonctionnent les RH », a déclaré une femme de l'équipe. « Tout le monde pense qu'on travaille devant un ordinateur avec des dossiers. C'est vrai, mais ce n'est pas suffisant. Le rôle principal des RH est de… prendre soin des gens. »

À la fois « gestionnaire administratif » et « spécialiste émotionnel »

Nous ne travaillons pas seulement avec des personnes, mais nous gérons également les émotions qui en découlent.

• Chaque fois que nous organisons un team building, nous nous occupons discrètement de la nourriture, du sommeil et des divertissements de chacun, pour ensuite nous inquiéter des congés maladie après le voyage parce que quelqu'un a joué avec trop d'enthousiasme.
• Un jour, après la distribution du salaire, un ami m'a demandé : « Pourquoi ce mois-ci est-il différent du mois précédent ? » En réalité, c'était parce qu'il avait modifié le nombre de personnes à charge. Le membre de l'équipe a donc dû discuter à nouveau de la réglementation relative à l'impôt sur le revenu des personnes physiques, mais il a été soutenu avec beaucoup de douceur et sans aucune irritation.
• Une autre fois, après avoir envoyé le code de recharge, un ami nous a envoyé un SMS : « Ma sœur, j’ai fait une erreur en rechargeant. » L’équipe a immédiatement répondu : « Veuillez vérifier à nouveau et me tenir au courant. » Un instant plus tard, l’ami nous a répondu : « Oh, j’ai rechargé par erreur le code du mois dernier. » Ainsi, au lieu d’être confus, nous avions une raison de plus de sourire en ce début de semaine.

Peu de gens le remarquent, mais nous savons que ce sont ces petits détails qui unissent les gens pour longtemps. Car pour nous, l'« expertise » ne réside pas dans un logiciel RH, mais dans la manière de faire en sorte que chaque personne se sente non pas simplement un code d'employé dans le système, mais un élément réel, identifié et affectif de ce collectif.

Pas en première ligne, mais toujours à l'arrière solide

• Les RH ne sont pas une équipe qui gère des campagnes de promotion de produits.
• Pas de marché, pas de chaîne de production.
• Ne génère pas directement de revenus.

Mais imaginez une journée sans personnel :

• Personne ne se soucie du contrat d’essai,
• Personne ne calcule l'assurance,
• Personne n'a demandé la permission,
• Personne ne se souvient qu'aujourd'hui est un moment heureux pour se détendre ensemble

Et il y a beaucoup de « non », l’entreprise continue de fonctionner, mais elle ne sera certainement plus elle-même.

Chez Dh Foods, les ressources humaines ont également des indicateurs clés de performance, mais ils sont…

• Combien d’employés sourient lorsqu’ils entrent au bureau.

• Combien d’opinions sont entendues et auxquelles il est répondu.

• Combien de personnes ont le sentiment d’appartenir à quelque chose.

Tous les services sont tournés vers l'extérieur et s'efforcent de fidéliser leurs clients. L'équipe RH de Dh Foods est tournée vers l'intérieur pour fidéliser ses employés.

« En fait, l’équipe RH est également ravie de nous soutenir. »

Heureux - lorsqu'un nouvel employé arrive, envoyez-lui un message de remerciement pour avoir été bien accueilli.

Amusant - lorsque la soirée de gala s'est terminée en douceur, tout le monde a ri et plaisanté joyeusement et a même prévu de faire un deuxième ou un troisième tour pour passer un bon moment.

C'est amusant - quand à chaque fois qu'un feedback est recueilli, quelqu'un écrit : « Le BTC est génial, 10 points sans aucun « mais ».

Juste de petites joies, mais suffisantes pour donner du sens à une journée fatigante.

Quelqu'un a demandé : « Pourquoi n'aimez-vous pas être sous les projecteurs lorsque vous travaillez dans les RH ? » - Mme Vy a souri et a dit : « Parce que nous savons que ce travail n'a pas besoin d'être vu par tout le monde, il suffit de rassurer les autres, c'est suffisant. »

Ou chaque fois que quelqu'un se retourne et dit : « Hé, merci de m'avoir aidé l'autre jour. » On sait : « Ce n'est pas grave, si tu as besoin de quoi que ce soit, envoie-moi un SMS. »

« Travailler avec les gens demande de la patience. Mais quand ça marche, je les plains terriblement. » – a confié le chef d'équipe.

Chuchotements du département des ressources humaines

Et nous pensons que chez Dh Foods, la connexion ne vient pas naturellement. Tout commence avec des personnes comme ça. Chaque petite chose, chaque salutation, chaque message et courriel, si vous sentez que l'ambiance au bureau est toujours « parfaite »… Alors peut-être que le service Administration et Ressources Humaines y a contribué. Discrètement… mais suffisamment.

L'équipe d'administration des ressources humaines de Dh Foods n'est pas douée pour raconter des histoires, mais ce sont elles qui font vivre l'histoire commune.