Series “Lời thì thầm từ các phòng ban” Phần 1 – Phòng Hành Chính Nhân Sự Dh Foods

Chúng tôi là Phòng Hành chính – Nhân sự, không phải “hành là chính” 

Tên nghe thế thôi chứ công việc tại Dh Foods thì thiên biến vạn hóa:

• Không những tuyển dụng người phù hợp, mà còn xây dựng hình ảnh môi trường làm việc chuyên nghiệp của công ty Dh Foods.

• Hướng dẫn để người mới không lạc trôi ngày đầu tiên đi làm.

• Chăm lo từ bàn ghế, điều hòa đến cả chuyện cơm nước, giờ giấc,…miễn sao nhân viên không phải “tự lo sinh tồn”.

• Soạn văn bản, làm quyết định, đóng dấu, trình ký đủ thứ giấy tờ mà nếu thiếu một cái thì không ai được… làm gì cả.

• Xử lý thắc mắc về lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân,… và giải thích 100 lần vẫn với cùng một giọng dịu dàng.

• Tổ chức các sự kiện nội bộ, team building, tất niên, trung thu, 8/3,…đảm bảo không ai cảm thấy bị bỏ quên.

• Làm khảo sát mức độ hài lòng, đọc từng dòng góp ý để biết “điều chỉnh từ trong âm thầm”.

• In thẻ, làm email công ty, cấp máy tính, reset mật khẩu, đặt đồ ăn nước uống,… tuy không ghi trong JD nhưng không có là sẽ rối loạn ngay.

Ngoài ra còn trả lời những câu hỏi tưởng đơn giản mà không đơn giản:

• “Chị Hà ơi, BHXH em đóng mấy tháng rồi ạ?”

• “Chị Huyền ơi, văn phòng bên em hết đồ ăn vặt rồi”

• “Chị Vy ơi, em kết nối laptop với TV phòng họp không được mà em sắp họp với đối tác”

Từ sáng đến chiều, nhân sự nhận đủ loại câu hỏi. Phức tạp có, đơn giản có, vui vẻ có, căng thẳng cũng không thiếu. Nhưng hầu như lúc nào cũng có một câu trả lời tử tế kèm theo nụ cười trên môi.

“Làm nhân sự là vậy đó” - một chị trong team nói - “Ai cũng nghĩ tụi chị ngồi máy tính, làm việc với hồ sơ. Thật ra thì cũng đúng, nhưng chưa đủ. Công việc chính của HR còn là... chăm người.”

Vừa là “quản lý hành chính”, vừa là “chuyên viên cảm xúc”

Chúng tôi không chỉ làm việc với con người, mà còn quản lý cảm xúc đi kèm.

• Mỗi lần tổ chức team building, chúng tôi lặng lẽ lo miếng ăn, giấc ngủ, chỗ vui chơi cho mọi người hài lòng, để rồi sau chuyến đi là lo đơn xin nghỉ ốm vì ai đó chơi quá nhiệt tình.
• Có lần sau khi phát lương, một bạn phản hồi “sao tháng này khác với tháng trước” – mà thực ra là do bạn ấy đổi số người phụ thuộc. Vậy là chị trong team lại phải ngồi nói lại quy định thuế TNCN, nhưng rất nhẹ nhàng hỗ trợ và không một chút cáu gắt nào.
• Một lần khác sau khi gửi mã nạp điện thoại, một bạn nhắn: “Chị ơi, em nạp bị lỗi rồi ạ.” Team liền phản hồi: “Chị kiểm tra lại rồi báo em nha.” Một lúc sau, bạn nhắn lại: “À em nạp nhầm mã của tháng trước”. Vậy là, thay vì rối, chúng tôi có thêm một lý do để mỉm cười đầu tuần.

Có lẽ không nhiều người để ý, nhưng chúng tôi biết, chính những điều nho nhỏ đó là thứ giữ con người ở lại với nhau lâu dài. Vì với chúng tôi, “chuyên môn” không nằm ở phần mềm nhân sự nào, mà nằm ở chỗ: Làm sao để mỗi người cảm thấy mình không phải chỉ là một mã nhân viên trong hệ thống, mà là một phần thật sự, có tên, có cảm xúc trong tập thể này.

Không ở tuyến đầu, nhưng luôn là hậu phương vững chắc

• Nhân sự không phải là team chạy chiến dịch quảng bá sản phẩm.
• Không đi thị trường, không vận hành dây chuyền.
• Không trực tiếp tạo ra doanh thu.

Nhưng thử hình dung một ngày không có nhân sự:

• Không ai lo hợp đồng thử việc,
• Không ai tính chế độ bảo hiểm,
• Không ai làm công văn xin phép,
• Không ai nhớ hôm nay là happy time để cùng nhau thư giãn

Và còn nhiều cái “không” lắm, công ty vẫn vận hành, nhưng chắc sẽ không là chính mình.

Tại Dh Foods, Nhân sự cũng có KPI nhưng lại là…

• Có bao nhiêu nhân viên mỉm cười khi bước vào văn phòng.

• Có bao nhiêu ý kiến được lắng nghe và phản hồi.

• Có bao nhiêu người cảm thấy thuộc về một điều gì đó.

Các phòng ban đều hướng ra ngoài, nỗ lực để giữ chân khách hàng. Còn team HR tại Dh Foods hướng vào bên trong, để giữ người ở lại.

“Thật ra team HR cũng vui lắm khi được đứng phía sau”

Vui - khi nhân viên mới vào làm, gửi tin nhắn cảm ơn vì được đón tiếp tử tế.

Vui - khi đêm Gala kết thúc suôn sẻ, các anh chị em cười đùa vui vẻ và còn hẹn nhau thêm tăng 2, tăng 3 để quẩy thật sung.

Vui - khi mỗi lần thu thập góp ý, có người ghi dòng: “BTC thật tuyệt vời, 10 điểm không có nhưng”.

Những niềm vui nhỏ xíu thôi, nhưng đủ làm một ngày mỏi mệt trở nên có ý nghĩa.

Có người hỏi: “Sao làm nhân sự mà không thích spotlight?” – Chị Vy cười nói: “Tại tụi chị biết, công việc này không cần được mọi người thấy, chỉ cần làm cho người khác thấy yên tâm, vậy là đủ.”

Hay mỗi khi có ai đó quay lại nói: “Chị ơi, em cảm ơn vì bữa trước chị giúp em chuyện đó.” Là chúng tôi biết: “Không có gì đâu em, cần gì thì cứ nhắn chị nha.”

“Làm việc với người, phải kiên nhẫn. Nhưng làm được rồi, thấy thương lắm.” – Chị trưởng nhóm chia sẻ.

Lời thì thầm từ phòng Hành Chính Nhân Sự

Và chúng tôi tin rằng ở Dh Foods, sự gắn kết không tự nhiên mà có. Nó bắt đầu từ những con người như vậy. Từng việc nhỏ, từng câu chào, từng tin nhắn cho đến email, nếu bạn thấy không khí văn phòng lúc nào cũng “vừa vặn”… Thì có thể phòng Hành chính – Nhân sự đã góp phần trong đó. Lặng lẽ thôi…nhưng đủ đầy.

Team Hành Chính Nhân sự tại Dh Foods không giỏi kể chuyện, nhưng là những người giữ cho câu chuyện chung sẽ luôn được tiếp tục.