Serie „Geflüster aus den Abteilungen“ Teil 1 – Personalabteilung von Dh Foods

Wir sind die Verwaltung - Personalabteilung, nicht "administrativ"

Der Name klingt so, doch die Arbeit bei Dh Foods ist sehr vielfältig:

• Es geht nicht nur darum, die richtigen Leute zu rekrutieren, sondern auch darum, das Image einer professionellen Arbeitsumgebung für das Unternehmen Dh Foods aufzubauen.

• Anleitungen, die neuen Mitarbeitern helfen, sich am ersten Arbeitstag nicht zu verirren.

• Kümmern Sie sich um alles, von Tischen und Stühlen über die Klimaanlage bis hin zu Mahlzeiten, Arbeitszeiten usw., solange die Mitarbeiter nicht „für sich selbst sorgen“ müssen.

• Dokumente erstellen, Entscheidungen treffen, stempeln, alle möglichen Papiere unterschreiben, wenn eines fehlt, kann niemand… etwas tun.

• Behandeln Sie Fragen zu Gehalt, Versicherung, Einkommensteuer usw. und erklären Sie sie 100 Mal mit derselben sanften Stimme.

• Organisieren Sie interne Veranstaltungen, Teambuilding, Jahresabschlussfeiern, Mittherbstfeste, den 8. März usw., um sicherzustellen, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt.

• Führen Sie Zufriedenheitsumfragen durch und lesen Sie jeden Kommentar Zeile für Zeile, um zu erfahren, wie Sie sich „von innen heraus anpassen“ können.

• Karten drucken, Firmenmails erstellen, Computer bereitstellen, Passwörter zurücksetzen, Essen und Getränke bestellen usw. sind zwar nicht im JD aufgeführt, aber ohne diese Dinge herrscht sofort Chaos.

Beantwortet auch scheinbar einfache, aber nicht so einfache Fragen:

• „Frau Ha, wie viele Monate haben Sie Sozialversicherungsbeiträge gezahlt?“

• „Frau Huyen, in unserem Büro sind die Snacks ausgegangen.“

• „Frau Vy, ich kann meinen Laptop nicht mit dem Fernseher im Konferenzraum verbinden und treffe mich gleich mit einem Partner.“

Von morgens bis abends erhält die Personalabteilung alle möglichen Fragen. Manche sind kompliziert, manche einfach, manche machen Spaß, manche sind stressig. Aber fast immer gibt es eine freundliche Antwort mit einem Lächeln im Gesicht.

„So ist das in der Personalabteilung“, sagte eine Frau im Team. „Alle denken, wir sitzen am Computer und arbeiten mit Dateien. Das stimmt, aber es reicht nicht. Die Hauptaufgabe der Personalabteilung besteht darin, sich um die Menschen zu kümmern.“

Sowohl ein „Verwaltungsleiter“ als auch ein „Emotionsspezialist“

Wir arbeiten nicht nur mit Menschen, sondern bewältigen auch die damit verbundenen Emotionen.

• Jedes Mal, wenn wir ein Teambuilding organisieren, kümmern wir uns in aller Stille um Essen, Schlaf und Unterhaltung für alle, nur um uns dann nach der Reise Sorgen über Krankmeldungen zu machen, weil jemand zu enthusiastisch gespielt hat.
• Einmal, nachdem das Gehalt ausgezahlt worden war, fragte ein Freund: „Warum ist dieser Monat anders als der letzte?“ Tatsächlich lag es daran, dass er die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen geändert hatte. Also musste sich das Teammitglied erneut zusammensetzen und die persönlichen Einkommensteuervorschriften besprechen, allerdings sehr behutsam und ohne jegliche Verärgerung.
• Ein anderes Mal schrieb mir ein Freund, nachdem ich den Aufladecode für mein Handy gesendet hatte: „Schwester, mir ist beim Aufladen ein Fehler unterlaufen.“ Das Team antwortete sofort: „Bitte schau noch mal nach und sag mir Bescheid.“ Einen Moment später antwortete der Freund: „Oh, ich habe den Code vom letzten Monat versehentlich neu geladen.“ Statt also verwirrt zu sein, hatten wir zu Beginn der Woche einen weiteren Grund zum Lächeln.

Vielleicht fällt es nicht vielen auf, aber wir wissen: Es sind die kleinen Dinge, die Menschen langfristig zusammenhalten. Denn für uns liegt „Expertise“ nicht in irgendeiner HR-Software, sondern darin: Wie wir jedem Einzelnen das Gefühl geben, nicht nur ein Mitarbeitercode im System zu sein, sondern ein echter, benannter, emotionaler Teil dieses Kollektivs.

Nicht an vorderster Front, aber immer ein solides Hinterland

• Die Personalabteilung ist kein Team, das Produktwerbekampagnen durchführt.
• Kein Markt, keine Produktionslinie.
• Generiert keine direkten Einnahmen.

Aber stellen Sie sich einen Tag ohne Personal vor:

• Niemand kümmert sich um den Probevertrag,
• Niemand berechnet Versicherungen,
• Niemand hat um Erlaubnis gebeten,
• Niemand erinnert sich, heute ist eine schöne Zeit, um gemeinsam zu entspannen

Und es gibt viele „Neins“, das Unternehmen ist zwar weiterhin tätig, wird aber sicherlich nicht es selbst sein.

Bei Dh Foods verfügt die Personalabteilung ebenfalls über KPIs, aber diese sind …

• Wie viele Mitarbeiter lächeln, wenn sie das Büro betreten.

• Wie viele Meinungen werden gehört und beantwortet?

• Wie viele Menschen haben das Gefühl, irgendwo dazuzugehören.

Alle Abteilungen sind nach außen gerichtet und arbeiten daran, Kunden zu binden. Das HR-Team von Dh Foods ist nach innen gerichtet, um Mitarbeiter zu binden.

„Eigentlich steht auch das HR-Team gerne dahinter.“

Glücklich – wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, senden Sie eine Dankesnachricht für den guten Empfang.

Spaß – als die Galanacht reibungslos zu Ende ging, lachten und scherzten alle fröhlich und machten sogar Pläne, noch eine zweite oder dritte Runde zu spielen, um eine tolle Zeit zu haben.

Spaß – wenn jedes Mal, wenn Feedback gesammelt wird, jemand schreibt: „BTC ist super, 10 Punkte ohne Wenn und Aber“.

Nur kleine Freuden, aber genug, um einem anstrengenden Tag einen Sinn zu geben.

Jemand fragte: „Warum stehen Sie nicht gern im Rampenlicht, wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten?“ – Frau Vy lächelte und sagte: „Weil wir wissen, dass dieser Job nicht von allen gesehen werden muss. Es reicht, wenn sich andere sicher fühlen.“

Oder jedes Mal, wenn sich jemand umdreht und sagt: „Hey, danke, dass du mir neulich dabei geholfen hast.“ Wir wissen: „Schon okay, wenn du etwas brauchst, schreib mir einfach.“

„Die Arbeit mit Menschen erfordert Geduld. Aber wenn es klappt, tun sie mir so leid.“ – Der Teamleiter erzählte.

Geflüster aus der Personalabteilung

Und wir glauben, dass bei Dh Foods Verbundenheit nicht von selbst entsteht. Sie beginnt mit solchen Menschen. Jede Kleinigkeit, jede Begrüßung, jede Nachricht und E-Mail, wenn Sie das Gefühl haben, dass die Büroatmosphäre immer „genau richtig“ ist … Dann hat vielleicht die Personalabteilung der Verwaltung dazu beigetragen. Im Stillen … aber genug.

Das Personalverwaltungsteam bei Dh Foods ist nicht gut darin, Geschichten zu erzählen, aber es ist diejenigen, die die gemeinsame Geschichte am Laufen halten.