Lại một mùa triển lãm đang tới, Dh Foods đang tất bật chuẩn bị cho hàng loạt sự kiện cả trong và ngoài nước. Mỗi lần tham gia, mình thấy không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các Startup, bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để đi triển lãm nhưng không tìm được Buyer phù hợp, chưa nhận được cơ hội hợp tác như kỳ vọng, thậm chí bỏ lỡ những cơ hội ngay trước mắt.
Vậy startup cần chuẩn bị gì để chuyến đi triển lãm hiệu quả, tiết kiệm và “tiêu tiền đúng chỗ” hơn? Dưới đây là một số kinh nghiệm của mình với Dh Foods, nếu các bạn đang có kế hoạch tham gia triển lãm quốc tế để tìm kiếm đối tác và mở rộng thị trường, có thể tham khảo những chia sẻ dưới đây nhé.
1. ĐĂNG KÝ THAM GIA
Các triển lãm quốc tế thường mở đăng ký từ khá sớm, nhiều tháng trước khi sự kiện diễn ra, với mức giá Early Bird tốt hơn đáng kể so với đăng ký cận ngày. Một điểm nữa cần lưu ý là vị trí gian hàng thường được lựa chọn theo thứ tự đăng ký, nên chốt sớm sẽ có nhiều lựa chọn hơn.
Vì vậy, các bạn nên lập danh sách những triển lãm mình quan tâm, theo dõi lịch đăng ký và lên kế hoạch từ trước. Với Dh Foods, thông thường vừa xong triển lãm năm nay là mình đã tính đến việc đăng ký cho năm tiếp theo (để tạo sẵn tâm lý chuẩn bị cho cả team nữa). Đừng đợi nước đến chân mới nhảy, vì lúc ấy có khi vị trí đẹp đã thuộc về người khác, còn mình thì phải trả nhiều tiền hơn cho một vị trí chưa chắc đã ưng ý.
Sau khi đăng ký, ngoài các thủ tục theo yêu cầu của Ban tổ chức, các bạn đừng bỏ qua chương trình Business Matching. Đây là cơ hội để gặp gỡ trực tiếp các Buyer, nhà nhập khẩu và đại diện các tập đoàn đến từ nhiều thị trường khác nhau.
Hãy đầu tư một chút vào hồ sơ doanh nghiệp và sản phẩm, trình bày sao cho Buyer dễ hiểu, dễ chú ý. Bên cạnh việc chờ đối tác tìm đến, các bạn cũng nên chủ động gửi lời mời gặp gỡ cho những Buyer phù hợp. Cơ hội hợp tác đôi khi bắt đầu từ chính một cuộc hẹn mà mình chủ động đặt trước, chứ không phải cứ ngồi ở gian hàng chờ khách đi ngang qua là sẽ có đơn hàng.
Ngoài việc tự đăng ký, các bạn cũng có thể cân nhắc tham gia cùng đoàn Việt Nam. Một số tổ chức chuyên trách sẽ hỗ trợ về gian hàng, kết nối giao thương và tổ chức các hoạt động tham quan, học hỏi. Với những doanh nghiệp lần đầu tham gia triển lãm quốc tế, đây cũng là một phương án đáng cân nhắc để đỡ bỡ ngỡ khi làm việc tại thị trường nước ngoài.
2. CHUẨN BỊ GIAN HÀNG
Nếu triển lãm trong nước, việc thuê nhân lực, mua sắm đồ dùng hay xử lý các vấn đề phát sinh thường linh hoạt hơn. Còn khi tham gia triển lãm quốc tế, mọi thứ cần được tính toán kỹ hơn một chút, nhất là chi phí vận chuyển và thuê dịch vụ tại nước sở tại.
Với phần trang trí, một phương án khá đơn giản là sử dụng Poster hoặc Backdrop dán lên vách gian hàng. Trước khi thiết kế và in ấn, các bạn nhớ kiểm tra kỹ kích thước vách theo hướng dẫn của Ban tổ chức để tránh tình trạng mang sang rồi mới phát hiện không vừa. Đến nơi mới phát hiện poster không vừa thì lúc ấy có muốn sửa cũng không đơn giản.
Về việc in ấn, theo mình, nếu có thể chủ động in tại Việt Nam rồi mang theo thì nên cân nhắc phương án này, bởi chi phí dịch vụ tại triển lãm thường khá cao. Tất nhiên, cần đóng gói và bảo quản cẩn thận để tránh poster bị nhăn hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Tiết kiệm được tiền in mà qua đến nơi lại phải in lại thì khoản tiết kiệm ban đầu cũng chẳng còn ý nghĩa.
Các vật dụng như kệ trưng bày, bàn, ghế hay những thiết bị cần bổ sung ngoài tiêu chuẩn cũng vậy. Các bạn có thể tìm phương án mua online và giao đến địa điểm triển lãm. Đôi khi, mua một chiếc kệ phù hợp còn tiết kiệm hơn nhiều so với thuê trong vài ngày. Đi triển lãm đã tốn đủ thứ chi phí, khoản nào có thể tiết kiệm hợp lý thì cứ tiết kiệm, miễn đừng tiết kiệm nhầm chỗ ảnh hưởng đến chất lượng gian hàng.
3. CHUẨN BỊ HÀNG HÓA TRƯNG BÀY
Đừng chỉ mang vừa đủ hàng để trưng bày. Nếu Buyer quan tâm và muốn mang sản phẩm về dùng thử thì nên có sẵn hàng mẫu để gửi tặng hoặc giới thiệu thêm.
Tùy vào số lượng và quy định nhập khẩu của nước sở tại, các bạn có thể lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp. Chẳng hạn, với thị trường Thái Lan, hàng hóa có thể được gửi trước bằng đường bộ thông qua đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp. Nếu số lượng ít, việc mang theo hành lý cũng có thể được cân nhắc, nhưng cần tìm hiểu kỹ quy định hải quan, khai báo và các điều kiện đối với hàng thực phẩm trước khi đi.
Theo mình, phần này nên chuẩn bị càng sớm càng tốt. Đừng để đến lúc gian hàng đã sẵn sàng mà hàng mẫu vẫn chưa đến nơi.
4. TIẾP KHÁCH, TƯ VẤN VÀ TÌM KIẾM CƠ HỘI KINH DOANH
Mỗi triển lãm có quy định riêng về đối tượng khách tham quan và hoạt động bán hàng. Ví dụ, tại Thaifex, những ngày đầu tập trung vào khách hàng doanh nghiệp, còn ngày cuối mới mở cửa cho người tiêu dùng và cho phép các gian hàng bán hàng theo quy định của Ban tổ chức. Vì vậy, các bạn nên tìm hiểu kỹ lịch trình và quy định trước khi tham gia.
Tuy nhiên, ngay cả khi được phép bán hàng, mình vẫn nghĩ các doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu của mình trước khi đến triển lãm. Nếu mục tiêu là phát triển thị trường quốc tế, tìm nhà nhập khẩu và xây dựng quan hệ phân phối, thì việc tập trung vào tư vấn sản phẩm, tìm hiểu nhu cầu và thu thập thông tin đối tác sẽ có giá trị lâu dài hơn là chỉ cố gắng bán được thêm vài sản phẩm tại chỗ.
Một triển lãm có thể có hàng nghìn gian hàng. Buyer đi qua rất nhiều doanh nghiệp, xem rất nhiều sản phẩm nên khi trở về, họ khó có thể nhớ hết từng gian hàng đã ghé thăm. Vì thế, hãy ghi nhận thông tin liên hệ, nhu cầu và nội dung đã trao đổi với từng đối tác. Sau triển lãm, mình nên chủ động gửi thư cảm ơn, hồ sơ sản phẩm và báo giá phù hợp (Offer) khi có đủ thông tin, thay vì chờ đối tác liên hệ lại. Buyer cũng rất bận nên nếu mình không chủ động tiếp tục câu chuyện thì cơ hội hợp tác rất dễ bị bỏ quên giữa rất nhiều đầu việc khác.
5. KHÁCH SẠN, VÉ MÁY BAY VÀ VIỆC ĐI LẠI
Phần này nghe có vẻ đơn giản nhưng cũng ảnh hưởng khá nhiều đến chi phí và sức khỏe của cả đoàn. Nếu đã xác định tham gia triển lãm, các bạn nên chủ động đặt vé, khách sạn và tìm hiểu thủ tục nhập cảnh từ sớm. Khách sạn gần địa điểm triển lãm thường giúp tiết kiệm thời gian đi lại, nhất là khi phải có mặt tại gian hàng từ sáng sớm.
Đặc biệt, nếu đến những thành phố nổi tiếng về tình trạng kẹt xe thì khoảng cách trên bản đồ đôi khi không phản ánh đúng thời gian di chuyển thực tế. Tính toán trước một chút sẽ giúp cả đoàn chủ động hơn, tránh đến muộn những cuộc hẹn quan trọng với đối tác.
Tóm lại: nên đăng ký từ sớm, tiết kiệm chi phí in ấn và trưng bày gian hàng, chuẩn bị đủ hàng mẫu, chủ động tiếp cận Buyer từ trước, đặt trước các phương tiện di chuyển và khách sạn để tránh rủi ro.
Trên đây là một vài kinh nghiệm thực tế mà Dh Foods đã tích lũy được qua những lần tham gia triển lãm quốc tế. Mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngân sách và mục tiêu khác nhau nên chắc chắn sẽ có những cách chuẩn bị khác nhau. Các bạn có thể tham khảo, rồi điều chỉnh sao cho phù hợp với điều kiện của mình.
Mình nghĩ điều quan trọng nhất là xác định rõ mục tiêu khi tham gia triển lãm, chuẩn bị đủ kỹ và theo sát các cơ hội sau khi sự kiện kết thúc. Bởi đi triển lãm không chỉ là để giới thiệu sản phẩm, mà còn là một cách để doanh nghiệp hiểu thị trường, gặp đúng người và mở ra những cơ hội hợp tác mới.
Chúc các bạn Startup có những chuyến triển lãm hiệu quả và tìm được những đối tác phù hợp.
.png)
